Datenschutz­erklärung

Datenschutzhinweise der WMC Healthcare GmbH

Wir, die WMC Healthcare GmbH (WMC), nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Regeln der relevanten Datenschutzgesetze, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dieser Datenschutzhinweise.

Die vorliegenden Datenschutzhinweise erstrecken sich auf die Nutzung der digitalen Angebote von WMC einschließlich unserer Social-Media-Profile über alle internetfähigen Endgeräte sowie auf Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit Kunden-, Interessenten- und Lead-Management, Veranstaltungen, Bewerbungen, Beschäftigungsverhältnissen sowie dem Einsatz KI-gestützter Systeme.

Die digitalen Angebote können Links zu anderen Websites sowie Leistungen Dritter enthalten, auf die sich diese Datenschutzhinweise nicht beziehen.

Inhalt

1. VERANTWORTLICHER
2. ZWECKE DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
2.1 DATENVERARBEITUNG ZUR ERBRINGUNG DER VERTRAGLICHEN LEISTUNGEN
2.2 DATENVERARBEITUNG ZUR KOMMUNIKATION MIT IHNEN
2.3 DATENVERARBEITUNG IM RAHMEN VON KUNDEN-, INTERESSENTEN- UND LEAD-MANAGEMENT
2.4 DATENVERARBEITUNG IM KONTEXT VON VERANSTALTUNGEN
2.5 KI-GESTÜTZTE DATENVERARBEITUNG
2.6 LINKEDIN
2.7 YOUTUBE
2.8 VIMEO
2.9 ONLINEPRÄSENZEN IN SONSTIGEN SOZIALEN NETZWERKEN
2.10 COOKIES
2.11 DATENVERARBEITUNG IM BEWERBUNGSVERFAHREN
2.12 DATENVERARBEITUNG IM BESCHÄFTIGUNGSVERHÄLTNIS
2.13 DATENVERARBEITUNG IN GEMEINSAMER VERANTWORTLICHKEIT
2.14 DATENVERARBEITUNG ZUR WAHRUNG BERECHTIGTER INTERESSEN
2.15 SONSTIGE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE IHRER EINWILLIGUNG
2.16 LOG-DATEIEN
2.17 DATENVERARBEITUNG ZUR ERFÜLLUNG GESETZLICHER VERPFLICHTUNGEN
3. EMPFÄNGER DER PERSONENBEZOGENEN DATEN
4. DAUER DER DATENSPEICHERUNG
5. DATENSICHERHEIT
6. BETROFFENENRECHTE

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist

WMC Healthcare GmbH
Friedrichstraße 1a
80801 München
kontakt@wmc-healthcare.de

Sofern Sie Fragen zum Datenschutz bei uns haben, schreiben Sie uns bitte unter der vorgenannten Postadresse, mit dem Zusatz „Datenschutz” oder unter der angegebenen E-Mail-Adresse an. Unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Malte Rheingans (https://cogito.consulting), erreichen Sie per E-Mail unter mailto:wmc@cogito.consultin oder postalisch unter oben genannter Anschrift mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“.

2. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Datenverarbeitung zur Erbringung der vertraglichen Leistungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die vertraglichen Verhältnisse abzuwickeln sowie, um bedarfsgerechte Vertragsangebote unterbreiten zu können. Die Erhebung der Daten erfolgt dabei insbesondere zum Abschluss bzw. zur Durchführung eines Vertrages.

Für Ihre Beauftragung benötigen wir ggf. Ihre korrekten Namens-, Adress- und Zahlungsdaten. Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer erfragen wir, damit wir mit Ihnen bei Fragen oder Problemen hinsichtlich der von Ihnen beauftragten Leistung kommunizieren können.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

2.2 Datenverarbeitung zur Kommunikation mit Ihnen

Neben den Vertragsdaten verarbeiten wir Ihre Kommunikationsdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und/oder mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Personenbezogene Daten, die Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular oder einen anderen von uns eröffneten Kommunikationskanal mitteilen, werden nur zur Korrespondenz mit Ihnen bzw. nur für den Zweck verarbeitet, zu dem Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO oder auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, sofern diese abgefragt wurde. Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

2.3 Datenverarbeitung im Rahmen von Kunden-, Interessenten- und Lead-Management

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten, Geschäftspartnern, Ansprechpartnern bei Unternehmen sowie sonstigen Leads, soweit dies zur Anbahnung, Durchführung und Pflege von Geschäftsbeziehungen, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung vertrieblicher Maßnahmen, zur Planung und Nachverfolgung von Kommunikation, zur Einladung zu Veranstaltungen sowie zur Dokumentation und Organisation unserer Geschäftsprozesse erforderlich ist.

Hierzu verarbeiten wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Unternehmens- und Funktionsangaben, Kommunikationsdaten, Informationen zu Interessen, bisherigen Kontakten, besuchten Veranstaltungen, angefragten oder bezogenen Leistungen, Reaktions- und Interaktionsdaten sowie Angaben zur Herkunft des jeweiligen Kontakts. Solche Daten können unmittelbar von Ihnen stammen, etwa aus Anfragen, Gesprächen, Veranstaltungen, Visitenkarten oder Formularen, oder aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen, insbesondere Unternehmenswebsites, beruflichen Netzwerken oder öffentlichen Registern.

Wir können diese Daten in CRM-Systemen, Kommunikationssystemen und sonstigen Anwendungen verwalten und auswerten, um Kontakte zu strukturieren, Zuständigkeiten zuzuordnen, Kommunikation vorzubereiten, vertriebliche Aktivitäten zu planen und bestehende Informationen zu aktualisieren. Dabei können auch KI-gestützte Systeme nach Maßgabe von Ziffer 2.5 eingesetzt werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung und Pflege geschäftlicher Beziehungen, der effizienten Organisation unserer Kommunikation, der Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten sowie der zielgerichteten Information über unsere Leistungen und Veranstaltungen. Soweit wir für bestimmte Kommunikationsmaßnahmen eine Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Werbliche Kommunikation erfolgt nur, soweit dies datenschutz- und wettbewerbsrechtlich zulässig ist.

2.4 Datenverarbeitung im Kontext von Veranstaltungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltungen erforderlich ist. Hierzu verarbeiten wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Unternehmens- und Funktionsangaben, Anmeldedaten, Angaben zur Teilnahme, Kommunikationsdaten, technische Zugangsdaten, gegebenenfalls Zahlungs- und Rechnungsdaten sowie sonstige Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit der Veranstaltung mitteilen.

Zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen nutzen wir gegebenenfalls Dienstleister und Softwarelösungen für Einladungsmanagement, CRM, Teilnehmermanagement, Ticketing, Zahlungsabwicklung und Online-Kommunikation. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit hierbei personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nach Maßgabe von Ziffer 3.

Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir, um Ihnen Anmeldebestätigungen, Informationen zur Veranstaltung, organisatorische Hinweise, Zugangsdaten, Erinnerungen und gegebenenfalls Hinweise auf inhaltlich zusammenhängende Folgetermine zu übersenden. Soweit Veranstaltungen online oder hybrid durchgeführt werden, kann es erforderlich sein, dass Sie Dienste oder Software Dritter nutzen. Hierbei gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des jeweiligen Dienstes.

Wir behalten uns vor, Veranstaltungen in Bild, Video oder Ton aufzuzeichnen oder Foto- und Videoaufnahmen anzufertigen, soweit dies zur Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit, Nachbereitung, Evaluierung oder Verbesserung der Veranstaltung erforderlich ist oder eine gesonderte Einwilligung vorliegt. Dabei können insbesondere Vortragende, Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Beiträge, Fragen oder sonstige Interaktionen erfasst werden.

Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Anmeldung, Organisation, Durchführung und Abrechnung der Veranstaltung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, insbesondere zur Dokumentation, Nachbereitung, Evaluierung, Verbesserung oder öffentlichen Berichterstattung über Veranstaltungen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Durchführung, Dokumentation und Weiterentwicklung unserer Veranstaltungen sowie in der Öffentlichkeitsarbeit. Soweit wir eine Einwilligung einholen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

2.5 KI-gestützte Datenverarbeitung

Wir setzen in verschiedenen Geschäftsbereichen KI-gestützte Systeme und Funktionen ein, um Geschäftsprozesse zu unterstützen, Informationen zu strukturieren, Inhalte zu analysieren, Arbeitsergebnisse vorzubereiten und die Qualität unserer Leistungen zu verbessern.

Hierzu können je nach Anwendungsfall personenbezogene Daten aus den jeweils betroffenen Verarbeitungskontexten verarbeitet werden, insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Vertrags-, Projekt-, CRM-, Lead-, Veranstaltungs-, Bewerbungs- und Beschäftigtendaten, Dokumente, Notizen, Kalender- und Aufgabendaten, Nutzungs- und Metadaten sowie Eingaben in KI-Systeme und die von KI-Systemen erzeugten Ausgaben. Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir in KI-gestützten Systemen nur, soweit dies im Einzelfall erforderlich, rechtlich zulässig und durch geeignete Schutzmaßnahmen abgesichert ist.

Der Einsatz KI-gestützter Systeme dient grundsätzlich der Unterstützung menschlicher Tätigkeit. Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, werden nicht ausschließlich automatisiert auf Grundlage eines KI-Systems getroffen.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungskontext. Soweit die KI-gestützte Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Verarbeitung im Beschäftigungskontext zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere in der effizienten Organisation unserer Geschäftsprozesse, der Unterstützung unserer Beschäftigten, der Verbesserung unserer Leistungen, der Strukturierung und Auswertung vorhandener Informationen sowie der Pflege und Weiterentwicklung von Kunden-, Interessenten- und Geschäftsbeziehungen. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung nur bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

2.6 LinkedIn

Wir betreiben eine Unternehmensseite im sozialen Netzwerk LinkedIn. Anbieter ist LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland („LinkedIn“). Im Zusammenhang mit unserer LinkedIn-Unternehmensseite stellt LinkedIn uns gegebenenfalls sogenannte Page Analytics zur Verfügung. Für diese Verarbeitung kann nach Maßgabe der von LinkedIn bereitgestellten Bedingungen eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne von Art. 26 DSGVO bestehen.

Art und Umfang der durch LinkedIn bereitgestellten Informationen, die hiermit verbundenen Zwecke der Datenverarbeitung durch LinkedIn, deren Rechtmäßigkeit sowie Informationen zur Ausübung Ihrer Rechte entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von LinkedIn sowie der von LinkedIn bereitgestellten Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit (Page Insights Joint Controller Addendum), abrufbar unter https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. In dieser Vereinbarung ist insbesondere geregelt, dass LinkedIn die datenschutzrechtlichen Pflichten im Zusammenhang mit den Page Analytics primär selbst übernimmt und dass Sie Ihre Betroffenenrechte sowohl uns gegenüber als auch unmittelbar gegenüber LinkedIn geltend machen können. Bei Page Analytics handelt es sich um zusammengefasste Daten, durch die wir Aufschluss darüber erhalten können, wie Personen mit unserer Unternehmensseite interagieren. Die Erzeugung und Bereitstellung dieser Page Analytics erfolgt im Verantwortungsbereich von LinkedIn. Wir haben hierauf nur begrenzten Einfluss.

Wir verarbeiten die von LinkedIn bereitgestellten Informationen zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Unternehmensseite, zur Optimierung unserer Beiträge und unserer Unternehmensseite sowie zur Kommunikation mit Nutzerinnen und Nutzern. Darüber hinaus verarbeiten wir von Ihnen bei LinkedIn öffentlich zugänglich gemachte personenbezogene Daten, insbesondere Profilangaben, Beiträge, Kommentare, Likes, Markierungen und Nachrichten, soweit Sie mit unserer Unternehmensseite interagieren oder mit uns über LinkedIn kommunizieren.

Sofern Sie sich über LinkedIn auf eine bei uns ausgeschriebene Stelle bewerben, verarbeiten wir die von LinkedIn an uns übermittelten Bewerbungsdaten ergänzend nach Maßgabe von Ziffer 2.11. Soweit LinkedIn personenbezogene Daten an die LinkedIn Corporation in den USA übermittelt und die betreffende Zertifizierung im Zeitpunkt der Übermittlung aktiv ist und die betroffenen Daten erfasst, kann eine Drittlandübermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework erfolgen. Im Übrigen liegt die Datenverarbeitung durch LinkedIn in dessen Verantwortungsbereich.

Grundlage für die Datenverarbeitung durch uns ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung unserer LinkedIn-Unternehmensseite, der statistischen Auswertung der Nutzung, der Optimierung unserer Beiträge sowie der Kommunikation mit Nutzerinnen und Nutzern. Soweit Sie gegenüber LinkedIn Einwilligungen erteilt haben, können Sie diese Einwilligungen gegenüber LinkedIn mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

2.7 YouTube

Auf einigen unserer Internetseiten nutzen wir Videos bzw. Plugins von YouTube. Anbieter von YouTube ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Soweit personenbezogene Daten an Google LLC in den USA übermittelt werden, gelten die nachstehenden Hinweise zur Drittlandübermittlung.

Wenn Sie ein YouTube-Video auf unserer Website starten oder die YouTube-Funktionalität freischalten, wird eine Verbindung zu Servern von YouTube bzw. Google hergestellt. Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Informationen über die von Ihnen aufgerufene Seite, Zeitpunkt des Zugriffs, Interaktionsdaten sowie gegebenenfalls Cookie- oder sonstige Identifikationsdaten verarbeitet werden. Wenn Sie in Ihrem YouTube- oder Google-Konto eingeloggt sind, kann Google die Nutzung gegebenenfalls Ihrem persönlichen Profil zuordnen.
Nach dem Start eines YouTube-Videos können darüber hinaus weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben. Unter anderem kann gegebenenfalls eine Verbindung zu Diensten der Google Marketing Platform hergestellt werden. Weitere Informationen über die Datenverarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy?hl=de.

Soweit im Zusammenhang mit der Nutzung von YouTube personenbezogene Daten an Google LLC in die USA übermittelt werden, kann diese Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework erfolgen, soweit Google LLC für die betreffende Verarbeitung zertifiziert ist und die Zertifizierung im Zeitpunkt der Übermittlung aktiv ist. Soweit in einer konkreten Konstellation kein Angemessenheitsbeschluss greift, erfolgt eine Drittlandübermittlung nur bei Vorliegen geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO oder einer gesetzlichen Ausnahme nach Art. 49 DSGVO.

Sofern Sie in die Nutzung von YouTube durch uns und die damit verbundene Datenverarbeitung eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

2.8 Vimeo

Auf einigen unserer Internetseiten nutzen wir Videos bzw. Plugins der Plattform Vimeo. Anbieter ist Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 10th Floor, New York, NY 10001, USA.

Wenn Sie ein Vimeo-Video auf unserer Website starten oder die Vimeo-Funktionalität freischalten, wird eine Verbindung zu Servern von Vimeo hergestellt. Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Informationen über die von Ihnen aufgerufene Seite, Zeitpunkt des Zugriffs, Interaktionsdaten sowie gegebenenfalls Cookie- oder sonstige Identifikationsdaten verarbeitet werden. Wenn Sie in Ihrem Vimeo-Konto eingeloggt sind, kann Vimeo die Nutzung gegebenenfalls Ihrem persönlichen Profil zuordnen.

Nach dem Start eines Vimeo-Videos können darüber hinaus weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Vimeo finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Vimeo unter https://vimeo.com/privacy.

Soweit im Zusammenhang mit der Nutzung von Vimeo personenbezogene Daten an Vimeo.com, Inc. in die USA übermittelt werden, kann diese Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework erfolgen, soweit Vimeo.com, Inc. für die betreffende Verarbeitung zertifiziert ist und die Zertifizierung im Zeitpunkt der Übermittlung aktiv ist. Soweit in einer konkreten Konstellation kein Angemessenheitsbeschluss greift, erfolgt eine Drittlandübermittlung nur bei Vorliegen geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO oder einer gesetzlichen Ausnahme nach Art. 49 DSGVO.

Sofern Sie in die Nutzung von Vimeo durch uns und die damit verbundene Datenverarbeitung eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

2.9 Onlinepräsenzen in sonstigen sozialen Netzwerken

Wir unterhalten neben LinkedIn gegebenenfalls weitere Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken, um dort mit Interessenten, Kunden, Bewerbenden und sonstigen Nutzerinnen und Nutzern zu kommunizieren und über unsere Leistungen, Veranstaltungen, Stellenangebote und aktuelle Themen zu informieren.

Wenn Sie unsere Onlinepräsenzen besuchen oder mit uns über diese kommunizieren, verarbeiten wir insbesondere öffentlich sichtbare Profilinformationen, Kommunikationsinhalte, Interaktionen mit unseren Beiträgen, Nachrichten sowie sonstige Informationen, die Sie uns über das jeweilige soziale Netzwerk mitteilen. Daneben verarbeitet der jeweilige Anbieter des sozialen Netzwerks personenbezogene Daten in eigener Verantwortung, insbesondere zu Zwecken der Bereitstellung des Netzwerks, der Marktforschung, Werbung, Reichweitenmessung und Auswertung der Nutzung.

Hinsichtlich Art und Umfang der Datenverarbeitung durch den jeweiligen Anbieter, der Rechtsgrundlagen sowie der Ausübung Ihrer Betroffenenrechte verweisen wir auf die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters. Soweit unsererseits eine datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit besteht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der effektiven Information und Kommunikation mit Nutzerinnen und Nutzern gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

2.10 Cookies

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Vergleichbare Technologien können insbesondere dazu dienen, Informationen in Ihrem Endgerät zu speichern oder auf bereits in Ihrem Endgerät gespeicherte Informationen zuzugreifen.

Wir verwenden notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, die erforderlich sind, um die von Ihnen aufgerufenen Funktionen bereitzustellen, insbesondere zur Auslieferung der Website, zur Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen, zur sicheren Übermittlung von Formularen sowie gegebenenfalls zur Durchführung von Anmeldungen, Bewerbungen oder Bestellungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen. Rechtsgrundlage für das Speichern von Informationen in Ihrem Endgerät oder den Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die in diesem Kontext etwaig vorgenommene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien, sicheren und nutzerfreundlichen Bereitstellung unserer digitalen Angebote.

Für die Verwendung anderer, nicht erforderlicher Cookies oder vergleichbarer Technologien holen wir gegebenenfalls Ihre Einwilligung ein. Das Speichern von Informationen in Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät erfolgt dann auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine in diesem Kontext etwaig vorgenommene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

2.11 Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

Wenn Sie an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen interessiert sind, können Sie sich über die auf unserer Website bereitgestellten Bewerbungswege, über LinkedIn-Stellenanzeigen, über Jobbörsen oder per E-Mail bei uns bewerben. Wir verarbeiten die uns in diesem Zusammenhang übermittelten personenbezogenen Daten zur Prüfung, Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Bewerbung, zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Hierzu verarbeiten wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, insbesondere Anrede, Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Angaben zu Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit, Angaben zur Quelle der Bewerbung, Bewerbungsunterlagen, insbesondere Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeits-, Ausbildungs- und Weiterbildungsnachweise, Angaben zum beruflichen Werdegang, zu Qualifikationen, Aus- und Fortbildungen sowie sonstige Informationen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen.

Bei Bewerbungen über LinkedIn oder über Jobbörsen werden uns die von Ihnen für das jeweilige Bewerbungsverfahren freigegebenen Daten durch den jeweiligen Anbieter übermittelt. Weitere Informationen zur Verarbeitung durch LinkedIn oder die jeweilige Jobbörse finden Sie in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters.

Für die effiziente Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir die Softwarelösung HRworks der HRworks GmbH, Waldkircher Str. 28, 79106 Freiburg, als Auftragsverarbeiter. Im Rahmen von Betrieb, Wartung und Support kann HRworks im erforderlichen Umfang Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Grundlage hierfür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Innerhalb von WMC erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten, die diese für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen. Dies betrifft insbesondere die Personalabteilung, die für die jeweilige Stellenausschreibung zuständigen Führungskräfte und sonstige in das Auswahlverfahren einbezogene Personen. Eine Weitergabe an verbundene Unternehmen erfolgt nur, soweit Sie hierzu eingewilligt haben oder eine anderweitige gesetzliche Grundlage besteht. Sie können vor Absenden Ihrer Bewerbung entscheiden, ob Ihre Bewerbungsunterlagen an verbundene Unternehmen der WMC Healthcare GmbH weitergeleitet werden dürfen, um Sie gegebenenfalls bei dortigen Stellenausschreibungen berücksichtigen zu können.

Zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten können im Einzelfall auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO gehören, sofern Sie uns diese im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen oder sich diese aus den Bewerbungsunterlagen ergeben. Wir verarbeiten solche Daten nur, soweit dies rechtlich zulässig und für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, die Ausübung von Rechten oder die Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist oder soweit Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

Wenn Ihre Bewerbung nicht zum Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses führt, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens, sofern keine gesetzliche Pflicht zur längeren Aufbewahrung besteht oder die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn Sie hierin eingewilligt haben, insbesondere zur Aufnahme in einen Talentpool. Sofern Sie in die Aufnahme in einen Talentpool einwilligen, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten für weitere zwölf Monate, um Sie bei neuen oder anderen Stellenangeboten berücksichtigen zu können. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, beispielsweise per E-Mail an karriere@wmc-healthcare.de.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist und zu einem Beschäftigungsverhältnis mit uns führt, übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen, soweit erforderlich, in unser Personalverwaltungssystem und in Ihre Personalakte. Über die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis informieren wir in diesen Datenschutzhinweisen ergänzend unter Ziffer 2.12.

Wir setzen keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. Die Bereitstellung derjenigen personenbezogenen Daten, die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, ist notwendig. Ohne diese Daten können wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses und damit der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient. Soweit einzelne Verarbeitungen über das zur Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses Erforderliche hinausgehen, stützen wir diese auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Durchführung, Verwaltung und Dokumentation des Bewerbungsverfahrens. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO und, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO und, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO. Soweit im Bewerbungsverfahren KI-gestützte Systeme eingesetzt werden, erfolgt dies nur unterstützend, insbesondere zur organisatorischen Bearbeitung, Strukturierung oder Zusammenfassung von Informationen. Entscheidungen über die Auswahl, Ablehnung oder Einstellung von Bewerbenden werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen. Eine KI-gestützte Analyse, Filterung, Bewertung oder Rangbildung von Bewerbungen erfolgt nur, soweit der jeweilige Einsatz vorab rechtlich geprüft wurde und die hierfür geltenden gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

2.12 Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Beschäftigten, soweit dies zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Dies betrifft insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Personalstammdaten, Vertragsdaten, Vergütungsdaten, Bankdaten, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Daten zur Arbeitszeit, zu Abwesenheiten, zu Fortbildungen, zu dienstlichen Kommunikationsvorgängen sowie sonstige Daten, die im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses anfallen.

Soweit dies erforderlich ist, verarbeiten wir auch Angaben zum Familienstand, zu Kindern, zur Konfession, zur Staatsangehörigkeit, zu Aufenthaltstiteln oder Arbeitserlaubnissen sowie weitere Angaben, die für die ordnungsgemäße Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, die Entgeltabrechnung, die sozialversicherungsrechtliche Behandlung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigt werden. Wir führen eine Personalakte, in der diejenigen Informationen gespeichert werden, die für die ordnungsgemäße Durchführung und Dokumentation des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt dies nur, soweit dies rechtlich zulässig und erforderlich ist. Dies betrifft insbesondere Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit Arbeitsunfähigkeiten, dem betrieblichen Eingliederungsmanagement, dem Arbeitsschutz, Mutterschutz, der Beurteilung der Arbeitsfähigkeit oder sonstigen arbeits- und sozialrechtlichen Pflichten. Soweit erforderlich, verarbeiten wir auch Angaben zu einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung, um die damit verbundenen Rechte der betroffenen Person zu wahren und unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen.

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir zudem personenbezogene Daten insbesondere zur Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaub, Abwesenheiten und Arbeitsunfähigkeiten, zur Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen, zur Erstellung von Zeugnissen und Beurteilungen, zur Abwicklung von Krankmeldungen, zur Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements, zur Erfüllung von Pflichten im Zusammenhang mit Arbeitsschutz, Mutterschutz und sozialversicherungsrechtlichen Meldungen, zur Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung sowie zur Bereitstellung, Verwaltung, Nutzung und Sicherung der Unternehmens-IT. Hierzu kann auch der Einsatz KI-gestützter Systeme gehören, insbesondere zur Unterstützung bei der Erstellung, Zusammenfassung, Analyse, Übersetzung, Strukturierung und Recherche von Inhalten sowie zur Unterstützung interner Arbeits- und Kommunikationsprozesse.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erfolgt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. Soweit einzelne Verarbeitungen zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext ist Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG sowie den einschlägigen arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften, soweit die Verarbeitung zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist. Soweit Gesundheitsdaten im Rahmen der Gesundheitsvorsorge oder zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit durch den Betriebsarzt oder andere zur Verschwiegenheit verpflichtete Stellen verarbeitet werden, kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen nationalen Vorschriften gestützt werden. Soweit KI-gestützte Systeme im Beschäftigungskontext eingesetzt werden, dienen sie grundsätzlich der Unterstützung menschlicher Tätigkeit. Entscheidungen über Begründung, Durchführung, Änderung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses werden nicht ausschließlich automatisiert auf Grundlage eines KI-Systems getroffen.

2.13 Datenverarbeitung in gemeinsamer Verantwortlichkeit

WMC kann personenbezogene Daten im Kontext von Bewerbungen und Beschäftigungsverhältnissen gemeinsam mit anderen Gesellschaften der Gruppe in gemeinsamer Verantwortlichkeit im Sinne von Art. 26 DSGVO verarbeiten. Dies betrifft ausschließlich die Gesellschaften, die in der jeweils geltenden Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit als Parteien benannt sind. Parteien der Vereinbarung sind derzeit die PS Group Services GmbH, die PS Healthcare Services GmbH, die miralytik Healthcare Consulting GmbH, die WMC Healthcare GmbH, die WMCF GmbH, die WMCS Healthcare Consulting GmbH, die WMC International GmbH, die Hospital Management Group GmbH sowie die HPG Healthcare Performance Group GmbH.

Die gemeinsame Verarbeitung dient insbesondere der gruppenweiten Personalplanung, der Durchführung von Bewerbungsverfahren, der internen Organisation, der Personalverwaltung sowie der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen im Zusammenhang mit Beschäftigungsverhältnissen. Der wesentliche Inhalt der Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO ist in den vorstehenden Ausführungen zusammengefasst. Danach erfolgt die gemeinsame Verarbeitung zu den genannten Zwecken, die Vereinbarung regelt die Zuständigkeit für die Erfüllung der jeweiligen datenschutzrechtlichen Pflichten, und betroffene Personen können ihre Rechte gegenüber jeder beteiligten Partei geltend machen.

Soweit externe Personalbüros oder Recruiting-Dienstleister gemeinsam mit uns Stellenanzeigen schalten, Bewerbungen entgegennehmen, Bewerbende auswählen oder auf geeignete Stellenausschreibungen aufmerksam machen und dabei gemeinsam mit uns über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls in gemeinsamer Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO. Die jeweils beteiligten Dienstleister werden, soweit einschlägig, in der jeweiligen Stellenanzeige oder im Bewerbungsverfahren kenntlich gemacht.

2.14 Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Ihre Daten verarbeiten wir auch, wenn dies erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Dies kann insbesondere der Fall sein zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, insbesondere auch bei Support-Anfragen, zur Organisation interner Abläufe, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zur Aufklärung von Pflichtverletzungen, zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Geschäftsbetriebs, für Markt- und Meinungsumfragen, zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website sowie gegebenenfalls im Rahmen von Foto- oder Videoaufnahmen, die bei Veranstaltungen angefertigt werden, um über diese im Internet, insbesondere auf Websites und in Social-Media-Kanälen, oder in Presseerzeugnissen öffentlichkeitswirksam zu informieren.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in den jeweils vorstehend genannten Zwecken.

2.15 Sonstige Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung

Es kann zudem vorkommen, dass wir für einzelne Verarbeitungen personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen. Jede Erteilung einer Einwilligung und die jeweils relevante Datenverarbeitung erfolgen auf freiwilliger Basis. Wenn Sie eine Einwilligung nicht erteilen, entstehen Ihnen daraus keine Nachteile, soweit im Zusammenhang mit der jeweiligen Einwilligung nicht ausdrücklich etwas anderes erläutert wird.

Die Datenverarbeitung erfolgt in diesen Fällen auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

2.16 Log-Dateien

Bei jedem Zugriff auf unsere Websites werden Nutzungsdaten durch den jeweiligen Internetbrowser übermittelt und in Protokolldateien, den sogenannten Server-Logfiles, gespeichert. Die dabei gespeicherten Datensätze können insbesondere die folgenden Daten enthalten: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Uhrzeit der Serveranfrage sowie IP-Adresse, soweit technisch umgesetzt in gekürzter Form.

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und Missbrauchsfälle aufklären zu können. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen nehmen wir grundsätzlich nicht vor. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung unserer digitalen Angebote sowie in der Aufklärung rechtswidriger Nutzung.

2.17 Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Dies betrifft insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Pflichten, aufsichtsrechtliche Vorgaben sowie Pflichten gegenüber Behörden, Sozialversicherungsträgern, Unfallversicherungsträgern, Gerichten oder sonstigen gesetzlich vorgesehenen Stellen.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

3. Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, wenn Sie zuvor eingewilligt haben, wenn eine sonstige gesetzliche Grundlage für die Weitergabe besteht oder wenn die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen zulässig ist.

Innerhalb von WMC erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke benötigen. Dies können insbesondere Geschäftsführung, Fachabteilungen, Personalabteilung, Marketing, Veranstaltungsorganisation, IT und sonstige jeweils zuständige interne Stellen sein.

Dienstleister, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen und beim Betrieb unserer digitalen Angebote unterstützen, können insbesondere IT-Dienstleister, Hosting-Dienstleister, E-Mail-Dienstleister, Softwareanbieter, CRM-Anbieter, Dienstleister für Einladungs- und Veranstaltungsmanagement, Ticketshop-Anbieter, Zahlungsdienstleister, Vertriebs- und Marketingdienstleister sowie Dienstleister für Software- und Hardware-Wartung sein. Für Bewerbungs- und Personalverwaltungsprozesse nutzen wir HRworks als Bewerbermanagement- und Personalverwaltungssoftware. Im Zusammenhang mit Veranstaltungen können insbesondere HubSpot, EventKingdom und pretix eingesetzt werden. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Im Beschäftigungskontext können externe Empfänger insbesondere Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister, Steuerberater, Rechtsberater, Banken, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Versorgungsträger, Behörden, Gerichte sowie gegebenenfalls beauftragte Personal- oder Recruiting-Dienstleister sein.

Daneben können personenbezogene Daten an eigenständig verantwortliche Dritte übermittelt werden, soweit dies für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang erforderlich ist. Hierzu können insbesondere Betreiber sozialer Netzwerke, Videoplattformen, Jobbörsen, verbundene Unternehmen, Berater, Behörden, Gerichte oder sonstige gesetzlich vorgesehene Empfänger gehören.

Im Zusammenhang mit dem Einsatz KI-gestützter Systeme können zudem Anbieter von Cloud-, Plattform-, Produktivitäts-, KI-, Analyse-, Sicherheits- und Softwarediensten personenbezogene Daten verarbeiten. Soweit diese Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer oder an internationale Organisationen erfolgt nur, soweit die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Soweit personenbezogene Daten an Empfänger in den USA übermittelt werden, die nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, kann die Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO erfolgen, soweit die Zertifizierung im Zeitpunkt der Übermittlung aktiv ist und die betroffenen Daten sowie der jeweilige Verarbeitungszweck von der Zertifizierung erfasst sind. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss greift, erfolgt eine Drittlandübermittlung nur bei Vorliegen geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere auf Grundlage von Standarddatenschutzklauseln, oder bei Vorliegen einer gesetzlichen Ausnahme nach Art. 49 DSGVO.

4. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und soweit keine längere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Daten aus Anfragen und Kommunikation speichern wir grundsätzlich für die Dauer der Bearbeitung der jeweiligen Anfrage und darüber hinaus, soweit dies zur Dokumentation, Vertragsdurchführung oder Rechtsverteidigung erforderlich ist. Vertrags- und abrechnungsrelevante Daten speichern wir für die Dauer der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Daten im Zusammenhang mit Kunden-, Interessenten- und Lead-Management speichern wir, solange dies für die Anbahnung, Durchführung oder Pflege der jeweiligen Geschäftsbeziehung, die Bearbeitung von Anfragen, die Dokumentation der Kommunikation oder die Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Soweit Sie einer Verarbeitung widersprechen oder eine Einwilligung widerrufen, werden die betroffenen Daten gelöscht oder für die weitere werbliche Ansprache gesperrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Eingaben in KI-gestützte Systeme, hierdurch erzeugte Ausgaben sowie zugehörige Nutzungs-, Protokoll- und Metadaten speichern wir nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck, die Nachvollziehbarkeit, Qualitätssicherung, IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsverhinderung, Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Soweit solche Daten in von uns eingesetzten Systemen gespeichert werden, richten sich die konkreten Speicherfristen zusätzlich nach den jeweils von uns konfigurierten Lösch-, Aufbewahrungs- und Protokollierungseinstellungen.

Daten im Zusammenhang mit Veranstaltungen speichern wir für die Dauer der Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung und darüber hinaus, soweit dies zur Abrechnung, Dokumentation, Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.
Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine gesetzliche Pflicht zur längeren Aufbewahrung besteht oder die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn Sie hierin eingewilligt haben, insbesondere zur Aufnahme in einen Talentpool. Im Falle einer Aufnahme in den Talentpool speichern wir die Bewerbungsdaten für weitere zwölf Monate, sofern Sie Ihre Einwilligung nicht zuvor widerrufen.

Personenbezogene Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis speichern wir grundsätzlich für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Dies betrifft insbesondere steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen, für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu sechs oder zehn Jahren bestehen können. Soweit Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, kann die Speicherung bis zum Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Verjährungsfristen erfolgen.

Log-Dateien speichern wir nur für den Zeitraum, der zur technischen Bereitstellung, zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Aufklärung von Missbrauchsfällen erforderlich ist, soweit keine längere Speicherung aus den vorgenannten Gründen erforderlich ist.

5. Datensicherheit

Ihre personenbezogenen Daten werden bei uns sicher übertragen. Wir verwenden hierfür eine TLS/SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie insbesondere daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Des Weiteren sichern wir unsere Websites und sonstigen Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen. Beim Einsatz KI-gestützter Systeme setzen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere Berechtigungs- und Zugriffskonzepte, Protokollierung, Verschlüsselung, Vorgaben zur zulässigen Nutzung sowie Beschränkungen für die Eingabe sensibler oder vertraulicher Informationen.

6. Betroffenenrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen, soweit die jeweilige Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden. Daneben haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.